Jeugdcoördinatoren KNSB

De jeugdcoördinatoren KNSB regio Den Haag zijn verantwoordelijk voor dit evenement en voor de verdeling van de aantallen kinderen en uren per vereniging. Zij hebben een Mini Elfstedentocht commissie aangesteld en hen belast met de organisatie van het geheel.

De hoofdcoördinatoren

De twee hoofdcoördinatoren zijn gemandateerd door de Jeugd schaats coördinatoren KNSB om dit evenement te organiseren. Zij zetten het draaiboek in gang na fiat van de jeugdcoördinatoren KNSB. Zij maken een verslag van de commissievergaderingen en zorgen voor tijdige verspreiding ervan. Informeren regelmatig de Jeugdcoördinatoren KNSB over het verloop van de organisatie en dragen zorg voor een evaluatie. Zij zijn verantwoordelijk voor een tijdige start- en eind signaal vanaf de brug en zijn daar goed zichtbaar voor alle rayonhoofden. Gegeven startsein volgens strak tijdschema. Zij mogen bij calamiteiten het evenement stopzetten. Informeren de rayonhoofden volledig. De namen van de rayonhoofden zijn tijdig bekend bij de hoofdcoördinatie.

De rayonhoofden

Elke vereniging vaardigt af, één commissielid Mini Elfstedentocht en zij worden aangesteld als rayonhoofden. Zij zorgen in samenwerking met de Jeugdcoördinator van de eigen vereniging voor een juiste en tijdige schriftelijke info naar de schaatstrainers, deelnemers, public, clubsite/ blad en plaatselijke krant. Instrueren iedereen schriftelijk en nauwkeurig op het afwijken van het reguliere schaatsuur. Informeren de hoofdcoördinatie voor/ tijdens en na het evenement. Geven calamiteiten voor/ tijdens en na evenement door aan hoofdcoördinatoren.

De rayonhoofden informeren tijdig de jeugdcoördinatoren van de vereniging vanuit de commissievergadering en instrueren de mensen die helpen bij de op/ af bouw nauwkeurig. Zijn eindverantwoordelijke over dat stuk waar supervisie over is en controleren dit op veiligheid van parcours, bruggen etc. Houden het strakke tijdschema goed in de gaten voor tijdige start en eindtijd. Krijgen de coördinatie over een bepaald gedeelte van de ijsbaan. Ze hebben op dat gedeelte de supervisie over de opbouw en veiligheid en de inzet van mensen.

Zij zorgen dat de vereniging met de deelnemers de positie inneemt op de aangewezen plek van het parcours. Zorgen er voor dat de schaatsen van de deelnemers voor en na het evenement op de tribune voldoende worden beschermd door het plaatsen van matten of anderszins. Zorgen dat het hekwerk geopend is en blijft langs de tribunes daar waar nodig is. Zorgen voor een rustige wisseling van verenigingen tijdens de dweilpauze.

Zorgen ervoor dat er voldoende mensen vooraf en na afloop aanwezig zijn voor de op en afbouw. Zorgen ervoor dat de parcourswachten bij de tunnels, bij de markeringen etc, continue blijven staan. Reiken de gele hesjes aan hen uit. Hebben de supervisie over de koek en zopie tent en stempelpost van de eigen vereniging. Vragen eventueel publiek langs het parcours ter ondersteuning van de werkzaamheden, vóór en na het dweilen en na afloop van het evenement! Stellen een voorrijder van eigen vereniging aan en informeren en voorzien hem/ haar van een plattegrond van het parcours.

Zorgen voor een startlint met 2 jeugdschaats begeleiders waarachter de kinderen van de verenigingen plaats nemen tot het startsignaal. (de jeugdschaatsers mogen niet gaan schaatsen vóór het startsignaal). Controleren na afloop van het evenement dat alle attributen en rommel over het gedeelte van het parcours waar de supervisie over is, opgeruimd is en mee naar huis wordt genomen.

Stellen per vereniging een lijst met namen van medewerkers op en spreekt de tijden met hen af:

• 2 á 3 personen op/ af bouw,
• 1 persoon, voorrijder,
• 1 á 2 personen, stempelpost,
• 1 á 2 personen, koek en zopie,
• 1 á 2 personen, parcourswacht,
• ( moeten binnen 75 min afgewisseld worden vanwege de kou!!!)
• Jeugdschaatsbegeleiders.
• (bepaalde taken kunnen worden gecombineerd).

Op- en afbouwers

Worden aangesteld per vereniging en staan onder supervisie van de rayonhoofden. Worden nauwkeurig en tijdig geïnstrueerd door de rayonhoofden. Bouwen een veilig parcours op en controleren dit in samenwerking met de rayonhoofden.

Parcourswachten

De parcourswachten worden aangesteld per vereniging en staan onder supervisie van de rayonhoofden. Mogen pas na overleg met rayonhoofd weg bij een markering en niet voordat een vervanger heeft plaatsgenomen. Zorgen tijdens het evenement voor de veiligheid van de deelnemers op het parcours, etc. Voorkomen van het dringen bij de ingang van een tunnel. (Halen eventueel de betreffende deelnemer een paar minuten van het ijs af en leggen uit waarom dit is). Voorkomen klauteren over de kussens Voorkomen enigszins dat er gefraudeerd wordt.